10 tips & tricks om meer uit TriFact365 te halen

Vaak krijgen wij de vraag van onze klanten hoe zij optimaal gebruik kunnen maken van TriFact365. Daarom hebben wij een aantal tips en tricks op een rijtje gezet. Voor zowel ervaren klanten als beginnende TriFact365-gebruikers kunnen deze tips helpen om nog sneller facturen te verwerken en efficiënter je boekhouding te doen.

  1. Laat facturen automatisch doorsturen naar TriFact365

Tegenwoordig worden steeds meer facturen digitaal per e-mail aangeleverd. Deze facturen kun je eenvoudig automatisch laten doorsturen naar TriFact365. Iedere administratie krijgt namelijk een eigen e-mailadres toegewezen. Stuur je facturen door naar dit e-mailadres, dan zullen ze automatisch in je Werkvoorraad terechtkomen. Via de Mailbox in TriFact365 kun je verifiëren of de e-mail is aangekomen en of de bijgevoegde facturen zijn verwerkt.

Lees hier meer over het aanleveren van facturen per e-mail.

  1. Splitsen, samenvoegen en type wijzigen van facturen

Heb je facturen aangeleverd maar wil je bepaalde documenten nog splitsen, samenvoegen of het type wijzigen? Geen probleem! In de werkvoorraad kun je eenvoudig de betreffende facturen aanvinken en een actie ondernemen. Splits documenten die uit meerdere facturen bestaan, voeg bepaalde documenten samen tot één document of verander het type van de factuur (inkoop/verkoop).

Lees hier meer over het splitsen van facturen.
Lees hier meer over het samenvoegen van documenten.
Lees hier meer over het type van de factuur veranderen.

  1. Vul de stamgegevens van debiteuren/crediteuren aan

Ook in het controlescherm kun je een aantal handigheidjes vinden die je helpen om de factuurverwerking nog sneller en eenvoudiger te laten verlopen. Zo kun je de herkenning van facturen beïnvloeden door de stamgegevens van debiteuren en crediteuren zoveel mogelijk aan te vullen. Vul het IBAN-nummer, KvK-nummer en het BTW-nummer in waardoor onze software meer unieke gegevens beschikbaar heeft om de factuur te matchen aan de juiste relatie. Bepaal vervolgens een standaard BTW-code, betalingsconditie, crediteurenrekening en grootboekrekening om een zo compleet mogelijk boekingsvoorstel te krijgen.

  1. Stel functiescheidingen in voor gebruikers

Met behulp van de verschillende gebruikersrechten kun je bepalen welke acties welke gebruikers mogen uitvoeren in TriFact365. Bepaal vervolgens voor welke administraties de gebruiker toegang heeft in de portal. Bekijk op onze supportpagina de gebruikersrechten die TriFact365 onderscheidt en wanneer je welk gebruikersrecht dient toe te kennen aan een gebruiker.

Lees hier meer over de gebruikersrollen en gebruikersrechten.

  1. Boek facturen geblokkeerd voor betaling in (AFAS, Exact Online, Twinfield)

Worden de betalingen van facturen geregeld in het boekhoudpakket? Voor AFAS, Exact Online en Twinfield kun je facturen geblokkeerd voor betaling inboeken. De boeking wordt alvast geboekt wanneer de procuratiewerkstroom wordt aangesproken. Zodra ieder gebruiker zijn goedkeuring heeft gegeven, zal de boeking vrij worden gegeven voor betaling en kan deze meegenomen worden in de betalingen.

Lees hier meer over blokkeren voor betaling.

  1. Stel een standaardomschrijving in voor facturen

Op administratieniveau kun je aangeven wat je als standaard factuuromschrijving mee wilt geven aan de boeking. Dit kun je doen door zogeheten labels in te stellen. Deze labels hebben betrekking op een veld in het controlescherm en worden in het omschrijvingsveld weergegeven tussen blokhaken. Wanneer je vervolgens de boeking maakt, zullen de labels geconverteerd worden naar de waarde die in de bijbehorende velden waren ingevuld.

Lees hier meer over het instellen van een standaardomschrijving.

  1. Bereken bedragen met de Rekenfunctie

In het controlescherm kun je ook eenvoudig bedragen uitrekenen met behulp van de rekenfunctie. In de velden ‘Bedrag’ en ‘BTW’ zit een rekenfunctie ingebouwd waarmee je eenvoudig bedragen kunt optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. Je kunt de berekening invullen in deze velden, druk op enter en de uitkomst zal verschijnen.

Lees hier meer over de rekenfunctie in het controlescherm.

  1. Personaliseer het controlescherm

Met behulp van de weergaveopties in het controlescherm kun je eenvoudig de opbouw van controlescherm aanpassen. Afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee je werkt, kun je dimensies aan- of uitzetten. Zet je dimensies uit? Dan zal automatisch het omschrijvingsveld vergroot worden. Ook kun je de breedte van de boekingsregels over het hele scherm plaatsen en eventueel de PDF-viewer aan de linkerkant van het scherm weergeven. Zo kun je heel eenvoudig jouw eigen controlescherm samenstellen.

Lees hier meer over het personaliseren van het controlescherm.

  1. Gebruik onze mobiele app

Maak je al gebruik van onze mobiele app? Je kunt eenvoudig via je smartphone (iOS, Android) foto’s van bonnetjes maken en deze uploaden in TriFact365. Ook is het mogelijk om via de mobiele app facturen en bonnetjes te autoriseren en procureren. Zo kun je altijd en on-the-go je boekhouding blijven bijwerken.

Lees hier meer over onze mobiele app.

  1. Stel e-mailherinneringen in

Maak je gebruik van autorisatie en/of procuratie? Vergeet dan niet de e-mailherinneringen in te stellen! Hiermee kun je eenvoudig na een bepaald aantal uren e-mails ontvangen met daarin een reminder dat er nog facturen voor jou als gebruiker klaarstaan om te autoriseren/procureren. Zo blijf je altijd op de hoogte van jouw Werkvoorraad zonder dat je iedere keer online hoeft in te loggen.

Lees hier meer over e-mailherinneringen.

Zelf ook kennismaken met alle voordelen van TriFact365? Vraag een proefversie aan en test ons 30 dagen geheel vrijblijvend. Ontdek zelf hoe voordelig je de factuurverwerking kunt digitaliseren en automatiseren.

Kristian van Dijk

Kristian van Dijk

Product Owner TriFact365

/* ]]> */