Blog
bonnetjes scannen

Bonnetjes scannen met een mobiele app?

Bonnetjes zijn regelmatig groot in het nieuws door bonnetjesaffaires. De vraag is dan meestal of deze bonnetjes terechte of onterechte declaraties zijn geweest? Al die kleine verfrommelde bonnetjes, die soms ook nog kwijtraken, wat een gedoe! Komt u als ondernemer, medewerker of financieel specialist in aanraking met bonnetjes? In dit artikel leggen we hypermoderne methoden uit voor een soepele verwerking van bonnetjes.

Waarom moeten bonnetjes eigenlijk worden geadministreerd?

Bonnetjes zijn een bewijsmiddel dat de uitgaven die zijn gedaan ook daadwerkelijk zakelijke kosten zijn geweest. Dit is nodig voor verantwoording aan diverse stakeholders. In het voorbeeld van de politiek kan dit een parlement zijn dat de uitgaven van een minister controleert. Ook kan het bijvoorbeeld de belastingdienst zijn die de kosten van een bedrijf controleert. In dit laatste geval eist de belastingdienst van de meeste bedrijven dat ze tot 7 jaar geleden inzage kunnen geven in hun financiële administratie met alle achterliggende boekingsstukken. En bonnetjes vallen hier net als facturen ook onder…

Waarom is de verwerking van bonnetjes soms een chaos?

Op de oude manier werden papieren bonnetjes eerst verzameld. Deze moesten dan periodiek worden ingeleverd bij de boekhouding, waarna de administrateur of controller zich een oordeel vormde over de juistheid van de ingeleverde bonnetjes. Tijdens dit proces konden bonnetjes eenvoudig kwijtraken of verloren gaan als gevolg van onleesbaarheid. Iedereen herkent vast wel die verfrommelde benzinebonnetjes in de portemonnee! Dit risico van papieren bonnetjes leidde ertoe dat de verantwoording van de kosten soms niet volledig gemaakt kon worden, dit terwijl de kosten wel zakelijk waren gemaakt. Een last waar iedere organisatie mee te maken had. Met de moderne technologie is het gelukkig mogelijk om het bonnetjesproces te verbeteren.

De oplossing voor alle bonnetjes: uw smartphone en een bonnetjes app!

Tegenwoordig zijn gratis apps beschikbaar waarmee eenvoudig foto’s kunnen worden gemaakt van papieren bonnetjes. Het proces is eenvoudig. U maakt een foto van een bonnetje en maakt het bonnetje hiermee digitaal. Met deze stap raakt u nooit meer papieren bonnetjes kwijt! Voor bonnetjes die toch nog op papier binnenkomen gebruikt de financiële afdeling natuurlijk een scanner die de papieren bonnen omzet in digitale boekingsstukken. Maar dit is eigenlijk een suboptimaal proces. Werking via de smartphone gaat het snelst en leidt in de praktijk tot de minste fouten.

Hoe wordt dit digitale bonnetje vanaf mijn smartphone het snelst in de administratie verwerkt?

Een bonnetje naar een digitale brievenbus sturen in een boekhoudpakket is in sommige gevallen een oplossing. De boekhouder of controller bekijkt of het bonnetje correct is en maakt handmatig een journaalpost. Idealiter wordt dan ook nog het bonnetje aan deze boeking gekoppeld. Maar… dit is niet de snelste of beste methode en daar komt TriFact365 om de hoek kijken!
Met de mobiele app van TriFact365 kunt u alle bonnetjes en facturen direct vanaf de smartphone verwerken tot een kant-en-klare journaalpost in uw boekhoudpakket. Het proces wordt dus nog verder geautomatiseerd en verloopt daardoor robuuster en sneller!

Dat lijkt mooi, maar hoe fiatteert mijn leidinggevende mijn bonnetjes dan?

Hieraan hebben we gedacht! In de werkstromen van TriFact365 is fiattering van bonnetjes optioneel. U kunt online voor meerdere budgethouders fiatteringsstromen aanmaken, wij noemen dit procuratieschema’s. De fiattering van bonnetjes kan plaatsvinden voordat of nadat een boeking in de administratie wordt gemaakt. Wel zo handig, want niet alle organisaties werken hetzelfde.
TriFact365 bevat ook automatische e-mailherinneringen voor budgethouders. Deze kunt u zelf instellen op de frequentie waarvan u vindt dat de budgethouder moet worden herinnerd. Natuurlijk kunt u ook zelf de inhoud van deze e-mail bepalen en ook extra herinneringen laten versturen.

Wat hebben financiële mensen zoals boekhouders en controllers hieraan?

Met TriFact365 beschikken ze over een digital audit trail en een digitaal dossier. De voordelen hiervan? Boekhouders en controllers kunnen met TriFact365 sneller zien wie welke bonnetjes op welk moment heeft aangeleverd. Ze kunnen dus direct aan de slag zonder dat ze nog papieren bonnetjes moeten verzamelen of verwerken. Als de Werk Kosten Regeling (WKR) van toepassing is op de organisatie dan kunnen de financieel specialisten dus direct hun waarde toevoegen door de bonnetjes correct te classificeren. Dit bespaart tijd!

Conclusie:

Papieren verfrommelde bonnetjes zijn niet meer van deze tijd. Stap over naar digitale verwerking van bonnetjes en bespaar uw organisatie ergernis en kostbare tijd!

Martijn de Koning

Martijn de Koning

Directeur en mede-oprichter van TriFact365

/* ]]> */