10 tips voor optimale digitale factuurverwerking

Kort en krachtig een leidraad voor de implementatie van digitale verwerking van facturen! Deze 10 tips zijn door de experts van TriFact365 samengesteld op basis van jarenlange ervaring.

Temper uw eigen verwachtingen

De eerste van de 10 tips voor optimale verwerking is meteen de belangrijkste. Digitale verwerking van facturen is goed, maar levert (nog) geen 100% volautomatische boeking op! Uw belangrijkste doel is om de complete factuurverwerking te optimaliseren waardoor tijd en dus kosten worden bespaard. Ga dus NIET uit van een 100% automatische verwerking van facturen. Voorkom teleurstelling achteraf!

Zet de inrichting van het factuurproces op papier

Denk van tevoren goed na over de inrichting. Hoe werkt u nu handmatig en hoe kunt u digitaal met TriFact365 werken? Teken het proces opnieuw uit, mogelijk verandert de volgorde van processen.

Overtuig de eindgebruiker

In de praktijk merken wij dat eindgebruikers routines hebben die niet makkelijk te vervangen zijn. Wij ervaren dit probleem dagelijks. Daarom helpen wij u graag met argumenten die uw gebruikers enthousiasmeren om efficiënter te werken.

Manage de verwachtingen van collega’s

Zorg voor draagvlak door van tevoren de processen goed uit te werken en taken te bespreken. Deel met collega’s de visie om digitaal te werken en het proces te verbeteren. Net als andere veranderingen gaat de implementatie niet zonder slag of stoot!

Laat facturen direct door leveranciers mailen

Laat leveranciers hun PDF/UBL facturen direct aan TriFact365 mailen. Verstrek hiertoe aan leveranciers een eigen mailbox voor facturen die automatisch alle e-mails doorstuurt naar de unieke mailbox in TriFact365 die aan uw administratie is gekoppeld. Ongewenste facturen kunnen altijd nog afgekeurd of verwijderd worden.

Gebruik de e-mailfunctie van uw scanner

Het restant van de facturen dat nog per post wordt ontvangen verwerkt u bij voorkeur via een scanner. Veel mensen hebben een scanner met e-mailfunctie, maar maken er geen gebruik van. Het werkt heel eenvoudig, één keer uitgezocht en u verstuurt de gescande facturen in no-time naar uw scanstraat in TriFact365.

Benut de voordelen van het gebruiksvriendelijke controlescherm

Wist u dat u bij het controleren van een boekingsvoorstel gebruik kan maken van verschillende slimme opties zoals de TAB toets? Hiermee kunt u sneller dan met de muis door de verschillende velden klikken. Ook kun je door middel van een realtime koppeling met de KvK eenvoudig crediteuren/debiteuren aanmaken zonder dat je alle gegevens hoeft in te vullen.

Werk sneller met een grote monitor en hogere resolutie

Vanaf een Full HD scherm is het zeer prettig werken. TriFact365 schaalt de leesbare facturen automatisch mee. Hierdoor kunt u sneller data valideren. Veel gebruikers hanteren twee monitoren bij intensief gebruik.

Ga werken met digitale fiattering van facturen

Wij noemen dat autorisatie en procuratie. In de markt van Scan en Herken staan wij bekend om de uitgebreide procuratieschema’s en opties voor ondersteuning van ‘fastclose’ maandafsluiting.

Benut gratis support

De laatste van de 10 tips. Zorg voor een goede support functie. De TriFact365 support is bijvoorbeeld altijd gratis en wij staan erom bekend snel te reageren. Dus aarzel niet om contact op te nemen – wij zijn er voor u! Daarnaast hebben we een uitgebreide supportpagina waar je een antwoord kan vinden voor al je vragen.

 

Zelf alle voordelen ontdekken van TrIFact365?

 TEST GRATIS

Martijn de Koning

Directeur en mede-oprichter van TriFact365

Nieuwsbrief

Nooit meer een blogpost missen?

/* ]]> */