Facturen digitaal autoriseren, waar is dat goed voor?

Ieder bedrijf heeft zijn eigen werkwijze maar er zijn genoeg bij wie de factuurverwerking nog volledig of deels offline gebeurt. Facturen worden geprint en van manager naar manager verplaatst om de juiste handtekeningen en stempels te ontvangen. Vervolgens, mits de factuur niet ergens verdwenen is tijdens zijn rondreis, moet alles handmatig overgetikt worden in een boekhoudpakket. Waarschijnlijk is er ergens in het bedrijf een ruimte waar vervolgens al deze papieren facturen inclusief stempels en handtekeningen opgeslagen worden. Wij geloven dat dit anders kan, dat er geen papieren facturen meer in omloop hoeven te zijn. Je kunt alles handig op één plek bewaren dat geen ruimte in beslag neemt, namelijk de cloud.

Om dit te realiseren is het belangrijk dat het offline proces wordt omgezet naar een digitale werkwijze. Je wilt natuurlijk dat de factuur wel gefiatteerd wordt door de juiste mensen voordat het boeken en de betaling van de factuur plaatsvindt. Binnen TriFact365 zijn hier meerdere mogelijkheden voor. Je kan bijvoorbeeld verschillende fiatteringsstromen instellen zowel vooraf aan het boekingsvoorstel als na het boekingsvoorstel. Het overstappen naar een digitale werkwijze brengt meerdere voordelen met zich mee.

  1. Tijd- & kostenbesparing
    Met het digitaliseren van de werkprocessen kan je een paperless office worden. Het is niet meer nodig om facturen te printen en uit te zoeken wie zijn/haar goedkeuring moet geven. Door middel van een digitale werkwijze in TriFact365 krijgt iedere autorisator automatisch bericht wanneer er een factuur ter goedkeuring klaarstaat. Verder bespaar je ook doordat er geen opslagruimte meer nodig is voor al die papieren facturen.
  2. Inzichtelijk
    Een digitale werkwijze draagt bij aan het inzichtelijk maken van de processen. Het creëert duidelijkheid wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel en wat de vervolgstap is. In TriFact365 wordt door middel van een digitale audit trail precies bijgehouden wie, wanneer, welke stap heeft uitgevoerd. Moet een factuur worden afgekeurd? Dan kan de gebruiker een opmerking plaatsen om aan te geven wat er onjuist is.
  3. Alles digitaal op één plek
    Misschien toch wel het belangrijkste voordeel voor velen, je hebt al jouw facturen digitaal op één plek. TriFact365 heeft een digitaal archief, alle facturen die verwerkt en ingeboekt zijn kan je hier terugvinden. Dus mocht er een controle plaatsvinden of ben je op zoek naar een bepaalde factuur, dan vind je deze makkelijk terug in het digitale archief.

Overstappen naar een digitale werkwijze en autorisatiestromen biedt dus verschillende voordelen. TriFact365 biedt de mogelijkheid om jouw offline proces om te zetten naar een digitale werkwijze. Graag testen hoe TriFact365 kan bijdragen aan jouw bedrijf? Probeer TriFact365 dan nu 30 dagen gratis!

 

Maartje Drijvers

Maartje Drijvers

Trainee Customer Experience

reactie

Nieuwsbrief

Nooit meer een blogpost missen?

/* ]]> */